Backup Database

 

หน้าจอ Backup Database มักจะใช้ในกรณีที่ต้องการ Backup Database อาจจะทำการ Backup ทุกๆสิ้นเดือน หรือ ต้องการ Backup เอง ก็สามารถทำได้จากหน้าจอนี้ เลย และ ในบางขั้นตอนของโปรแกรมเช่นการปิดบัญชี ระบบก็จะเรียกใช้งานโดยอัตโนมัติเช่นกัน 

เครื่องมือ ประวัติการเปลี่ยนแปลงค่าที่สำคัญๆ

         

        เป็นหน้าจอที่ใช้ในการตรวจสอบค่าย้อนหลังต่างเช่น การปรับเงื่อนไข การเปลี่ยนชื่อ นามสกุลสมาชิก การเปลี่ยนชื่อผู้รับผลประโยชน์ และ อื่นๆ ที่สำคัญ ช่วยในการตรวจสอบข้อมูลในระบบ ว่ามีการเปลี่ยนแปลงวันไหน บ้าง

ระบบสมาคม การประชุม

 

ในหน้าจอนี้ไว้ตั้งกำหนดการประชุมของสมาคมและ บันทึกการประชุมของสมาคม

                โดยท่านสามารถพิมพ์ วาระในการประชุมและผลการประชุมเป็นข้อได้ ตามรูป หรือ ท่านไม่อยากรอกข้อมูล โดยการคีย์เองซึ่งมันจะเยอะมาก ท่านสแกนเอกสารเป็น PDF File หรือ จะนำเอกสารที่เป็น Word และ Excel โหลดเข้าระบบได้ โดย ปุ่ม Load1 และ Load2 เพื่อโหลดไฟล์เข้าระบบได้ทันที และ สามารถ Click ปุ่ม Open 1 และ Open 2 เพื่อ เปิดไฟล์เอกสารนั้นได้เลย

หน้าจอ : กำหนดรอบปีบัญชี

 

              หน้าจอ คือการกำหนดปีบัญ (จะคล้ายๆกับ ข้อมูลหลัก กลุ่มสมาชิก)

                ในการกำหนดปีบัญชี ระบบจะให้ท่านกำหนดปีบัญชี ปัจจุบันได้ แค่ 1 รายการ และ ปีบัญชีถัดไป คือ ปีบัญชีล่วงหน้า ท่านสามารถกำหนดล่วงหน้าได้หลายรายการและ เมื่อมีการปิดบัญชี ระบบก็จะเปลี่ยน รายการปีบัญชีปัจจุบัน เป็น ปิดบัญชีแล้ว และ เปลี่ยน รายการปีบัญชีถัดไป เป็นปีบัญชีปัจจุบัน ให้โดยอัตโนมัติ

หน้าจอ : กำหนดค่าเริ่มต้นของโปรแกรม

    

 

                การกำหนดค่าเริ่มต้นของโปรแกรม ส่วนมาจะทำครั้งแรกครั้งเดียวตอนที่เริ่มใช้งานเท่านั้น หรือ ท่านท่านมีความต้องการที่จะเปลี่ยนแปลงเงื่อนไขต่างๆ ก็สามารถทำได้จากหน้าจอนี้เลยครับ โดย Tab ที่เขียนว่า ผู้ดูแลระบบ จะให้เฉพาะ Admin ของโปรแกรมสมาคมเท่านั้น โดยการเปลี่ยนแปลงค่า จะเก็บบันทึก การเปลี่ยนแปลงค่าไว้ใช้ในการตรวจสอบด้วย

หน้าจอ : กลุ่มสมาชิก

 

        หน้าจอ คือการกำหนดตำแหน่งของสมาชิก (จะคล้ายๆกับ ข้อมูลหลัก กลุ่มสมาชิก)

หน้าจอนี้ เป็น หน้าจอข้อมูลหลักตำแหน่งของสมาชิก  เมื่อมีข้อมูลใหม่ ท่านต้องมากำหนดข้อมูลในส่วนนี้ก่อน หากท่านกดลบข้อมูล ระบบจะตรวจสอบว่า มีการทำไปใช้หรือยัง ถ้าใช้แล้วจะลบไม่ได้ ให้ท่านเปลี่ยนสถานะจาก ใช้งานเป็น ไม่ใช้งาน เพราะ ถ้าเปลี่ยนเป็นไม่ใช้งาน ระบบจะไม่ดึงข้อมูลชุดนี้ไปใช้งาน ในส่วนของการสมัครสมาชิกใหม่

ความหมายของปุ่ม

ปุ่ม เครื่องหมายบวก เพื่อเพิ่มข้อมูล

ปุ่ม รุปดินสอ เพื่อแก้ไขข้อมูล

ปุ่ม Refresh (ลูกศรวงกลม) เพื่อยกเลิกการกรอกข้อมูล

ปุ่ม กากบาทสีแดง เพื่อลบข้อมูล

ปุ่ม SAVE  เพื่อบันทึกข้อมูล

ปุ่ม Printer เพื่อพิมพ์รายงาน

ประมวลผลปิดบัญชี และ คิดค่าธรรมเนียม

 

    

เมื่อถึงสิ้นปีหรือขึ้นปีบัญชีใหม่ ให้ท่านคำวนณ ปิดบัญชี และ ค่าธรรมเนียม พร้อมกันได้เลย โดยที่เมื่อกดปุ่มบันทึกระบบจะทำดังนี้คือ

1.Backup database ไว้ก่อน 1 ชุด จะชื่อ File เป็น Cremation_BeforeCloseYear_xxx.bak

2.ระบบจะคำนวณยอดและสรุปเป็นรายการใหม่ ตั้งเป็นยอดยกมาให้ และ จะทำย้ายข้อมูลของปีที่ผ่านมาไปอยุ่ในส่วนของ Backup และ จะคิดค่า ธรรมเนียมรายปี โดยทันที ในกรณีที่ท่าน เลือก คิดค่าธรรมเนียมรายปี

3. Backup database ไว้หลัง 1 ชุด จะชื่อ File เป็น Cremation_AfterCloseYear_xxx.bak

การ Backup ข้อมูล ก่อน และ หลังจะมีประโยชน์ ในกรณีที่ต้องการตรวจสอบความถูกต้อง อีกครั้ง

หน้าจอ : ค่าใช้จ่ายสมาคม

 

            หน้าจอ คือการกำหนดประเภทของรายรับ รายจ่ายของสมาคม  เมื่อต้องการแยกประเภทสมาชิก ท่านต้องมากำหนดข้อมูลในส่วนนี้ก่อน หากท่านกดลบข้อมูล ระบบจะตรวจสอบว่า มีการทำไปใช้หรือยัง ถ้าใช้แล้วจะลบไม่ได้ ให้ท่านเปลี่ยนสถานะจาก ใช้งานเป็น ไม่ใช้งาน เพราะ ถ้าเปลี่ยนเป็นไม่ใช้งาน ระบบจะไม่ดึงข้อมูลชุดนี้ไปใช้งาน ในส่วนของการสมัครสมาชิกใหม่

ความหมายของปุ่ม

ปุ่ม เครื่องหมายบวก เพื่อเพิ่มข้อมูล

ปุ่ม รุปดินสอ เพื่อแก้ไขข้อมูล

ปุ่ม Refresh (ลูกศรวงกลม) เพื่อยกเลิกการกรอกข้อมูล

ปุ่ม กากบาทสีแดง เพื่อลบข้อมูล

ปุ่ม SAVE  เพื่อบันทึกข้อมูล

ปุ่ม Printer เพื่อพิมพ์รายงาน

หน้าจอ : คำนำหน้า

หน้าจอนี้ เป็นหน้าจอสำหรับ คำนำหน้า เมื่อมีข้อมูลเข้ามาใหม่ ท่านต้องมากำหนดข้อมูลในส่วนนี้ก่อน หากท่านกดลบข้อมูล ระบบจะตรวจสอบว่า มีการทำไปใช้หรือยัง ถ้าใช้แล้วจะลบไม่ได้ ให้ท่านเปลี่ยนสถานะจาก ใช้งานเป็น ไม่ใช้งาน เพราะ ถ้าเปลี่ยนเป็นไม่ใช้งาน ระบบจะไม่ดึงข้อมูลชุดนี้ไปใช้งาน ในส่วนของการสมัครสมาชิกใหม่

ความหมายของปุ่ม

ปุ่ม เครื่องหมายบวก เพื่อเพิ่มข้อมูล

ปุ่ม รุปดินสอ เพื่อแก้ไขข้อมูล

ปุ่ม Refresh (ลูกศรวงกลม) เพื่อยกเลิกการกรอกข้อมูล

ปุ่ม กากบาทสีแดง เพื่อลบข้อมูล

ปุ่ม SAVE  เพื่อบันทึกข้อมูล

ปุ่ม Printer เพื่อพิมพ์รายงาน

หน้าจอ : ประเภทสมาชิก

 

    หน้าจอนี้ เป็น หน้าจอข้อมูลหลัก ของ ประเภทสมาชิก  เมื่อต้องการแยกประเภทสมาชิก ท่านต้องมากำหนดข้อมูลในส่วนนี้ก่อน หากท่านกดลบข้อมูล ระบบจะตรวจสอบว่า มีการทำไปใช้หรือยัง ถ้าใช้แล้วจะลบไม่ได้ ให้ท่านเปลี่ยนสถานะจาก ใช้งานเป็น ไม่ใช้งาน เพราะ ถ้าเปลี่ยนเป็นไม่ใช้งาน ระบบจะไม่ดึงข้อมูลชุดนี้ไปใช้งาน ในส่วนของการสมัครสมาชิกใหม่

ความหมายของปุ่ม

ปุ่ม เครื่องหมายบวก เพื่อเพิ่มข้อมูล

ปุ่ม รุปดินสอ เพื่อแก้ไขข้อมูล

ปุ่ม Refresh (ลูกศรวงกลม) เพื่อยกเลิกการกรอกข้อมูล

ปุ่ม กากบาทสีแดง เพื่อลบข้อมูล

ปุ่ม SAVE  เพื่อบันทึกข้อมูล

ปุ่ม Printer เพื่อพิมพ์รายงาน

หน้าจอ : คีย์ข้อมูลเข้าระบบตรงๆ

 

            ในตอนที่ขึ้นระบบ มักจะให้ User คีย์ข้อมุลสมาชิกใส่ Excel และ ทำการกดปุ่ม Import เพื่อนำข้อมูลเข้าระบบ แต่มักจะมีปัญหาเช่น คีย์ข้อมูลใส่ใน Excel ไม่ครบ ก้เลยต้องมีหน้าจอนี้เพื่อให้สมาชิก คีย์ข้อมูลเองตรงๆเข้าระบบ พร้อมทั้งให้ระบุ หนี้คงค้าง ด้วย 

Cremation VDO

         หน้านี้จะรวม หน้าจอทั้งหมดของโปรแกรม สมาคม เพื่อให้ทุกท่านเห็น หน้าจอทั้งผมหมดของโปรแกรมสมาคม ครับ

หน้าจอ : ข้อมูลกลุ่มสมาชิก

 

    

หน้าจอนี้ เป็น หน้าจอข้อมูลหลัก ของ กลุ่มสมาชิก  เมื่อมีกลุ่มสมาชิกเพื่อเพิ่มเข้ามาใหม่ ท่านต้องมากำหนดข้อมูลในส่วนนี้ก่อน หากท่านกดลบข้อมูล ระบบจะตรวจสอบว่า มีการทำไปใช้หรือยัง ถ้าใช้แล้วจะลบไม่ได้ ให้ท่านเปลี่ยนสถานะจาก ใช้งานเป็น ไม่ใช้งาน เพราะ ถ้าเปลี่ยนเป็นไม่ใช้งาน ระบบจะไม่ดึงข้อมูลชุดนี้ไปใช้งาน ในส่วนของการสมัครสมาชิกใหม่

ความหมายของปุ่ม

ปุ่ม เครื่องหมายบวก เพื่อเพิ่มข้อมูล

ปุ่ม รุปดินสอ เพื่อแก้ไขข้อมูล

ปุ่ม Refresh (ลูกศรวงกลม) เพื่อยกเลิกการกรอกข้อมูล

ปุ่ม กากบาทสีแดง เพื่อลบข้อมูล

ปุ่ม SAVE  เพื่อบันทึกข้อมูล

ปุ่ม Printer เพื่อพิมพ์รายงาน

หน้าจอ : รับชำระเงินจากสมาชิก

 

            หน้าจอ : สมาชิกมาชำระเงิน คือ ใช้ทำรายการรับชำระเงินจากสมาชิก ระบบสามารถให้สมาชิกจ่ายเงินไว้เกินเงินล่วงหน้าได้ เช่น ตอนนี้ในระบบกำหนดเงินสงเคราะห์ศพล่วงหน้าไว้ 600 บาท หากสมาชิกท่านใดมีความต้องการจ่ายไว้เกิน 600 บาท และไม่อยากมาชำระเงินบ่อย ท่านสามารถจ่ายเงินล่วงหน้าไว้เกินได้ เช่น สมาชิกอาจจะ จ่ายเงินล่วงหน้า ไว้ 2,000 บาท และ เมื่อมีสมาชิกท่านใดเสียชีวิตไป ระบบก็จะหักเงินไปเรื่อยๆ แต่จะยังไม่มีการเรียกเก็บเงินสมาชิกท่านนี้ จนกว่าเงินของสมาชิกท่านนี้จะเหลือเงินน้อยกว่า 600 บาท ระบบก็จะทำการตั้งหนี้ไว้เพื่อเรียกเก็บเงิน และ เมื่อเงินของสมาชิกนั้นๆ เหลือน้อยกว่าที่สมาคมกำหนดไว้ เช่น สมมติว่า ทางสมาคมกำหนดยอดเงินคงเหลือขั้นต่ำที่ 300 บาทระบบก็จะออกใบแจ้งเตือนให้สมาชิกมาชำระเงิน อีกครั้ง

     ในส่วนที่ 1.จะเป็นรายชื่อสมาชิกทั้งหมดที่ใช้งานอยู่ในระบบ ท่านสามารถค้นหา ตามรหัสสมาชิก ตามชื่อ ตามกลุ่ม หลังจากนั้นให้ Click ที่ลิสต์ในรูปที่ 1 ข้อมูลจะมาแสดงในส่วนที่ 2

ในส่วนที่ 2 จะแสดงการเคลื่อนไหวทุกอย่างสมาชิกๆนั้น ท่านสามารถตรวจสอบดูการเข้าออกของเงินได้จากหน้านี้เลย จะเป็นการเคลื่อนไหวภายในปีบัญชีเท่านั้น หลังจากปิดบัญชี ระบบจะย้ายข้อมูลไปใส่ใน BACKUP

ในส่วนที่ 3 จะเป็นรายการที่สมาชิกค้างชำระเงินเท่านั้น ถ้าไม่มีรายการค้าง ระบบก็จะไม่มีข้อมูลในส่วนนี้ ท่านจะเห็นจำนวนเงินที่ชำระจริงตามรูป เช่น ถ้าขั้นต่ำบอกชำระ 0 บาท นั่นหมายความว่า ยอดเงินคงเหลือของท่านน่าจะมีมากกว่าหรือเท่ากับ 600 บาท และ ท่านต้องการจ่ายไว้เกินท่านก้สามารถทำได้เช่นกัน หลังจากที่ท่ากดปุ่ม SAVE สามารถพิมพ์ใบเสร็จออกจากระบบได้เลย

ในกรณี ที่ท่านเก็บเงินจากสมาชิกที่ให้พ้นสภาพไปแล้วข้อมูลสมาชิกจะไม่แสดงในส่วนที่ 1 ให้ท่านติ๊ก ที่ สมาชิกที่ออกไปแล้ว และ เงิน < 0 บาท และ กดปุ่ม แว่นขยาย ระบบก็จะดึงข้อมูล มาให้ท่านเพื่อทำรายการ รับชำระเงินได้

หน้าจอ : จ่ายเงินสงเคราะห์ให้สมาชิก

 

    

            

            หน้าจอนี้คือบันทึกการจ่ายเงินให้สมาชิก ใช้ได้ทุกกรณีเช่น สมาชิกลาออก สมาชิกเสียชีวิต และ จ่ายเงินค้างจ่ายของสมาชิกเสียชีวิตก่อนจ่ายเงินให้ตรวจสอบ ชื่อ ผู้รับเงิน และ ผู้รับผลประโยชน์ว่า ตรงกันหรือไม่ ในระบบสมารถกำหนดได้ว่า ถ้าชื่อ รับผลประโยชน์และผุ้รับเงินไม่ตรงกัน ก็ไม่สามารถกดบันทึกได้ (กำหนดค่าใน Config ได้) และเมื่อ กดปุ่ม SAVE แล้ว ระบบก็สามารถเพื่อพิมพ์ใบเสร็จการจ่ายเงินให้สมาชิกได้